Aplikasi Perpustakaan Menggunakan MS-Access

Pada posting kali ini penulis akan membahas aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan menggunakan Microsoft Access.

I. Latar Belakang

Kebutuhan akan pengolahan data buku perpustakaan mendorong penulis untuk memberikan penjelasan tentang tata cara membangun aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan menggunakan Microsoft Access. Dalam pembahasan ini penulis hanya membayangkan aplikasi menurut gambaran yang ada dalam pikiran penulis sendiri, bukan berdasarkan kenyataan dari perpustakaan manapun. Jadi mungkin saja apa yang ada pada tulisan di sini tidak sesuai dengan kebutuhan pembaca sekalian, namun setidaknya tulisan ini bisa digunakan sebagai bahan referensi bagi siapapun yang ingin mengembangkan aplikasi pengolahan data perpustakaan.

II. Fungsi Aplikasi Perpustakaan

Aplikasi perpustakaan yang akan dibangun berfungsi untuk:

1. Mencatat data buku di Perpustakaan
2. Mencatat data anggota Perpustakaan
3. Mencatat data peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota
4. Mencatat data denda pengembalian yang terlambat
5. Membuat laporan peminjaman buku
6. Mencetak daftar Anggota
7. Mencetak daftar Buku
8. Mencetak data denda pengembalian buku yang terlambat
9. Mencetak grafik anggota yang paling sering meminjam buku

Fungsi-fungsi tersebut akan dipenuhi oleh aplikasi dengan menggunakan struktur menu yang bersifat hirarki dengan menggunakan pulldown menu.

III. Tempat Penyimpanan Data

Untuk menyimpan semua data, kita akan membagi data dalam dua golongan yaitu tabel data master dan tabel data transaksi. Tabel data master adalah data yang menjadi acuan dari data transaksi. Adapun ciri dari data master adalah:

• Data master jarang berubah
• Data master biasanya mempunyai satu primary key dan akan menjadi foreign key pada data transaksi
• Contoh primary key dalam data tabel master adalah: Kode_Anggota, Kode_Buku

Tabel data transaksi adalah tabel data yang menyimpan data dari sebuah transaksi, misalnya transakasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan, pembelian barang, penjualan barang atau transaksi absensi karyawan. Adapun ciri dari tabel data transaksi adalah:

• Memiliki foreign key yang berelasi dengan tabel data master
• Jumlah record sering berubah tergantung adanya transaksi, misalnya transaksi penjualan
• Data pada tabel transaksi biasanya ada proses perhitungan antar field, misalnya harga_satuan * jumlah_barang menghasilkan nilai sub total harga barang.

Tabel master yang diperlukan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

1. Tabel Master_Anggota
2. Tabel Master_Buku

Tabel transaksi yang diperlukan terdiri dari:

1. Tabel Pinjam
2. Tabel Pinjam_Detail
3. Tabel Histori_Buku

Struktur Tabel Aplikasi Perpustakaan

Struktur tabel master terdiri dari:

1. Tabel Master_Anggota

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_ANGGOTA (Primary Key)	Text	20
2	NAMA_ANGGOTA	Text	50
3	ALAMAT	Text	50
4	NOMOR_TELEPON	Text	20
5	PEKERJAAN	Text	50

2. Tabel Master_Buku

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_BUKU (Primary Key)	Text	20
2	JUDUL_BUKU	Text	100
3	PENGARANG	Text	50
4	PENERBIT	Text	50
5	NOMOR_ISBN	Text	50
6	JUMLAH_BUKU	Number	Integer

Struktur tabel transaksi terdiri dari:

1. Tabel Pinjam

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_PINJAM (Primary Key)	AutoNumber	Long Integer
2	TANGGAL_PINJAM	Date/Time
3	TANGGAL_PENGEMBALIAN	Date/Time
4	KODE_ANGGOTA	Text	20
5	TANGGAL_DIKEMBALIKAN	Date/Time
6	JUMLAH_DENDA	Number	Decimal
7	VERIFIKASI_PINJAM	Yes/No
8	VERIFIKASI_PENGEMBALIAN	Yes/No

2. Tabel Pinjam_Detail

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_PINJAM (Primary Key)	Number	Long Integer
2	KODE_BUKU (Primary Key)	Text	100

3. Tabel Histori_Buku

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	NO_URUT (Primary Key)	Number	Long Integer
2	KODE_BUKU	Text	20
3	TANGGAL	Date/Time
4	KETERANGAN	Text	50
5	MASUK	Number	Integer
6	KELUAR	Number	Integer
7	SALDO	Number	Integer
8	TAHUN	Number	Integer

Gambar relasi tabel aplikasi perpustakaan
 
V. Proses Input Data
Proses input data adalah proses menyimpan data ke dalam tabel pada database yang kita bangun. Dalam merancang user interface untuk proses input data kita harus memberikan kemudahan kepada user dan kontrol agar proses input data dapat dilakukan dengan mudah dan meminimalkan kesalahan proses input data.
Form yang disediakan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

Form Master Anggota

Pada aplikasi perpustakaan ini form master anggota dibagi menjadi dua jenis form.

1. Form untuk menambah atau mengedit data anggota
2. Form untuk menampilkan daftar anggota

Form untuk nenambah atau mengedit data anggota

Form data anggota memiliki property Record Source yang diset ke tabel MASTER_ANGGOTA. Data pada form ini terdiri dari 5 field data yaitu KODE_ANGGOTA, NAMA_ANGGOTA, ALAMAT, NOMOR_TELEPON dan PEKERJAAN yang berasal dari tabel MASTER_ANGGOTA. Semua text box di-bound ke field pada tabel MASTER_ANGGOTA.

Form untuk menampilkan daftar anggota

 

Form Daftar Anggota Perpustakaan terdiri dari dua form yaitu form master(form induk) dan subform. Form master di sini digunakan untuk memberikan fasilitas pencarian data anggota berdasarkan nama anggota, sedangkan datanya sendiri yang diambil dari tabel MASTER_ANGOTA di set ke Record Source-nya form detail dengan tampilan continues form. Pada form detail atau subform disediakan tombol delete data dan edit data.

Mencari data anggota
Pada form daftar anggota perpustakaan kita dapat mencari anggota berdasarkan nama anggota. Untuk melakukan hal ini, isi text box Nama pada form master (tidak harus nama lengkap) lalu klik tombol CARI ANGGOTA. Semua data nama anggota perpustakaan yang mengandung nama yang diisikan pada text box Nama akan ditampilkan pada subform anggota. Jika user ingin menampilkan semua data, maka kosongkan data pada text box Nama lalu klik tombol CARI ANGGOTA.