Cara Membuat Data Relationships Dalam Tabel Database Aplikasi Microsoft Office Access

Data Relationships dalam aplikasi database microsoft office access adalah cara menghubungkan data yang bersumber dari dua tabel atau lebih untuk ditampilkan dalam satu tabel database.

Data-data yang tampil pada satu tabel terpusat ini setelah sebelumnya dihubungkan melalui masing-masing primary key dari beberapa tabel ditetapkan sebelumnya. Sedangkan cara melihat atau menampilkan data yang sudah menjadi satu kesatuan (relationships) dilakukan dengan mengklick tanda + (tambah atau plus) pada sebelah kiri tabel database.

Untuk lebih jelasnya data relationships tabel database pada bahasan ini perhatikan gambar di bawah ini.

Cara membuat data Relationships dalam tabel database aplikasi microsoft office access dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut, yaitu:

1. Buka atau aktifkan File Microsoft Office Access yang ingin dibuatkan data relationships 2. Klick Tab Database tools 3. Klick Relationship

4. Tempatkan pointer kursor pada tabel yang akan dibuat relationship (saling berhubungan) 5. Pilih lagi tabel lain yang akan dihubungkan dengan tabel yang dipilih sebelumnya 6. Klick Add 7. Klick Close, apabila sudah selesai menetapkan tabel-tabel database yang dihubungkan.

Hasil tampilannya akan terlihat seperti di bawah ini.

Di atas telah diuraikan langkah-langkah menampilkan ke dua data tabel database yang akan dihubungkan. Dan sekarang dilanjutkan dengan membuat data relationships (menghubungkan dua buah tabel) dengan step berikut ini, yaitu: 1. Klick Kiri pada teks NIM pada tabel Biodata dan jangan lepas kemudian seret pada teks NIM di tabel Dana pembangunan lalu dilepas sehingga akan muncul form Edit Relationships 2. Klick Create

Hasil dari langkah di atas akan tampak seperti di bawah ini yaitu sudah terbentuk garis penghubung (lihat garis dalam kota merah). Garis yang terlihat dalam kotak tersebutlah yang menghubungkan kedua data tabel database yang ditetapkan ini. Teks NIM adalah teks primary key dari kedua tabel tersebut.

3. Simpan (Ctrl S) Untuk melihat hasilnya dengan menglick tanda + (tambah/plus) disebelah kiri pada salah satu tabel yang telah dihubungkan sebelumnya. Hasilnya akan terlihat pada gambar paling atas pada posting ini.

Aplikasi Perpustakaan Menggunakan MS-Access

Pada posting kali ini penulis akan membahas aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan menggunakan Microsoft Access.

I. Latar Belakang

Kebutuhan akan pengolahan data buku perpustakaan mendorong penulis untuk memberikan penjelasan tentang tata cara membangun aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan menggunakan Microsoft Access. Dalam pembahasan ini penulis hanya membayangkan aplikasi menurut gambaran yang ada dalam pikiran penulis sendiri, bukan berdasarkan kenyataan dari perpustakaan manapun. Jadi mungkin saja apa yang ada pada tulisan di sini tidak sesuai dengan kebutuhan pembaca sekalian, namun setidaknya tulisan ini bisa digunakan sebagai bahan referensi bagi siapapun yang ingin mengembangkan aplikasi pengolahan data perpustakaan.

II. Fungsi Aplikasi Perpustakaan

Aplikasi perpustakaan yang akan dibangun berfungsi untuk:

1. Mencatat data buku di Perpustakaan
2. Mencatat data anggota Perpustakaan
3. Mencatat data peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota
4. Mencatat data denda pengembalian yang terlambat
5. Membuat laporan peminjaman buku
6. Mencetak daftar Anggota
7. Mencetak daftar Buku
8. Mencetak data denda pengembalian buku yang terlambat
9. Mencetak grafik anggota yang paling sering meminjam buku

Fungsi-fungsi tersebut akan dipenuhi oleh aplikasi dengan menggunakan struktur menu yang bersifat hirarki dengan menggunakan pulldown menu.

III. Tempat Penyimpanan Data

Untuk menyimpan semua data, kita akan membagi data dalam dua golongan yaitu tabel data master dan tabel data transaksi. Tabel data master adalah data yang menjadi acuan dari data transaksi. Adapun ciri dari data master adalah:

• Data master jarang berubah
• Data master biasanya mempunyai satu primary key dan akan menjadi foreign key pada data transaksi
• Contoh primary key dalam data tabel master adalah: Kode_Anggota, Kode_Buku

Tabel data transaksi adalah tabel data yang menyimpan data dari sebuah transaksi, misalnya transakasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan, pembelian barang, penjualan barang atau transaksi absensi karyawan. Adapun ciri dari tabel data transaksi adalah:

• Memiliki foreign key yang berelasi dengan tabel data master
• Jumlah record sering berubah tergantung adanya transaksi, misalnya transaksi penjualan
• Data pada tabel transaksi biasanya ada proses perhitungan antar field, misalnya harga_satuan * jumlah_barang menghasilkan nilai sub total harga barang.

Tabel master yang diperlukan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

1. Tabel Master_Anggota
2. Tabel Master_Buku

Tabel transaksi yang diperlukan terdiri dari:

1. Tabel Pinjam
2. Tabel Pinjam_Detail
3. Tabel Histori_Buku

Struktur Tabel Aplikasi Perpustakaan

Struktur tabel master terdiri dari:

1. Tabel Master_Anggota

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_ANGGOTA (Primary Key)	Text	20
2	NAMA_ANGGOTA	Text	50
3	ALAMAT	Text	50
4	NOMOR_TELEPON	Text	20
5	PEKERJAAN	Text	50

2. Tabel Master_Buku

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_BUKU (Primary Key)	Text	20
2	JUDUL_BUKU	Text	100
3	PENGARANG	Text	50
4	PENERBIT	Text	50
5	NOMOR_ISBN	Text	50
6	JUMLAH_BUKU	Number	Integer

Struktur tabel transaksi terdiri dari:

1. Tabel Pinjam

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_PINJAM (Primary Key)	AutoNumber	Long Integer
2	TANGGAL_PINJAM	Date/Time
3	TANGGAL_PENGEMBALIAN	Date/Time
4	KODE_ANGGOTA	Text	20
5	TANGGAL_DIKEMBALIKAN	Date/Time
6	JUMLAH_DENDA	Number	Decimal
7	VERIFIKASI_PINJAM	Yes/No
8	VERIFIKASI_PENGEMBALIAN	Yes/No

2. Tabel Pinjam_Detail

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	KODE_PINJAM (Primary Key)	Number	Long Integer
2	KODE_BUKU (Primary Key)	Text	100

3. Tabel Histori_Buku

No	Nama Field	Tipe data	Lebar data
1	NO_URUT (Primary Key)	Number	Long Integer
2	KODE_BUKU	Text	20
3	TANGGAL	Date/Time
4	KETERANGAN	Text	50
5	MASUK	Number	Integer
6	KELUAR	Number	Integer
7	SALDO	Number	Integer
8	TAHUN	Number	Integer

Gambar relasi tabel aplikasi perpustakaan
 
V. Proses Input Data
Proses input data adalah proses menyimpan data ke dalam tabel pada database yang kita bangun. Dalam merancang user interface untuk proses input data kita harus memberikan kemudahan kepada user dan kontrol agar proses input data dapat dilakukan dengan mudah dan meminimalkan kesalahan proses input data.
Form yang disediakan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

Form Master Anggota

Pada aplikasi perpustakaan ini form master anggota dibagi menjadi dua jenis form.

1. Form untuk menambah atau mengedit data anggota
2. Form untuk menampilkan daftar anggota

Form untuk nenambah atau mengedit data anggota

Form data anggota memiliki property Record Source yang diset ke tabel MASTER_ANGGOTA. Data pada form ini terdiri dari 5 field data yaitu KODE_ANGGOTA, NAMA_ANGGOTA, ALAMAT, NOMOR_TELEPON dan PEKERJAAN yang berasal dari tabel MASTER_ANGGOTA. Semua text box di-bound ke field pada tabel MASTER_ANGGOTA.

Form untuk menampilkan daftar anggota

 

Form Daftar Anggota Perpustakaan terdiri dari dua form yaitu form master(form induk) dan subform. Form master di sini digunakan untuk memberikan fasilitas pencarian data anggota berdasarkan nama anggota, sedangkan datanya sendiri yang diambil dari tabel MASTER_ANGOTA di set ke Record Source-nya form detail dengan tampilan continues form. Pada form detail atau subform disediakan tombol delete data dan edit data.

Mencari data anggota
Pada form daftar anggota perpustakaan kita dapat mencari anggota berdasarkan nama anggota. Untuk melakukan hal ini, isi text box Nama pada form master (tidak harus nama lengkap) lalu klik tombol CARI ANGGOTA. Semua data nama anggota perpustakaan yang mengandung nama yang diisikan pada text box Nama akan ditampilkan pada subform anggota. Jika user ingin menampilkan semua data, maka kosongkan data pada text box Nama lalu klik tombol CARI ANGGOTA.

Langkah Membuat Command Button dan Combo Box

Langkah membuat Command Button :

• Buka database yg sudah dibuat, klik kanan form pilih design view
• Klik command button yg ada pada menu tab design
• klik area yg akan ditempati command button
• Setelah tampil command buttonnya klik record navigation
• Pada bagian action klik go to first record
• Tentukan apakah kita akan menggunakan teks atau gambar
• Ganti nama untuk tombol yg kita buat lalu klik finish

Langkah membuat Combo Box :

• Posisikan database pada design view
• Lalu pilih field yg akan dibuat combo box
• Klik dan tekan delete pada keyboard
• Klik ikon combo box kemudian klik pada area yg field terhapus
• Setelah tampil kotak dialog klik "i will type in the value that i want " kemudian next
• Pda number of coloumn isi dengan angka 1
• Lalu tulis pilihan coloumn tersebut lalu next
• Selanjutnya klik "Store that value in this field "
• Klik next 
• Beri nama combo box klik finish